Gestión de urbanizaciones: de la planificación a la explotación

La urbanización se da de alta en el sistema una sola vez: proyecto, fases, calles y parcelas. Con esos datos funciona todo lo demás: modelo financiero, precios, plano del proyecto en la web, publicación en portales, CRM y reservas. El precio y el estado de cada parcela son los mismos para todos, así que ni la web, ni el portal, ni el comercial venden lo que ya está vendido.

Lo llamamos el gemelo digital de la urbanización: cada parcela tiene una ficha con precio, estado e historial de reservas y operaciones. El gemelo crece con el proyecto, desde el cálculo inicial hasta la entrega de llaves.

Un software de gestión de urbanizaciones es útil porque las etapas no van por separado. El precio fijado en la planificación funciona al momento en las ventas, el real de obra en el presupuesto y los cobros de pagos a plazos en el flujo de caja. La dirección ve el proyecto completo, no un montón de informes de sitios distintos.

• Planificación: dé de alta el proyecto y las unidades, calcule el presupuesto por partidas y los ingresos, y fije los precios.
• Construcción: gestione capítulos de obra, almacén y compra de materiales.
• Ventas: publique el plano del proyecto en la web y en los portales, y gestione solicitudes y reservas en el CRM.
• Pago: hipoteca, pago a plazos o pago completo, con la cuota mensual visible en la web.
• Explotación: entrega de llaves y servicio a los vecinos; esta etapa está en desarrollo.

No vendemos lo que todavía no existe. Este es el estado real de cada etapa a día de hoy. La etiqueta «Pronto» significa que la función está en desarrollo y no la prometeremos como disponible.

La economía de la urbanización se calcula antes de empezar: presupuesto por partidas —suelo, redes, viales, marketing— e ingresos por la venta de parcelas. Con el proyecto en marcha, el extracto bancario o los datos de 1C se reparten solos por partidas, y el plan se contrasta con la realidad. Las solicitudes de pago pasan por aprobación y se agrupan en el calendario de pagos.

Para la obra hay un apartado con capítulos de trabajo, almacén de materiales, solicitudes y compras. El sistema indica con antelación cuántos materiales harán falta, así que compras y obra trabajan con las mismas cifras. Este apartado se activa bajo petición.

El calendario de obra con plan y real por fases, y la posibilidad de mostrar al comprador en qué fase está su casa, están en desarrollo. En la página los marcamos como «Pronto».

En la planificación conviene fijar también los precios. La lista de precios inicial por calles y ubicación de las parcelas, los límites de descuento por rol y las promociones con plazo se definen en el mismo sistema donde luego se venderá. El módulo de precios está ahora en prueba cerrada.

Las ventas son la etapa más desarrollada. El plano interactivo de la urbanización se instala en su web: el comprador ve las fases y las parcelas con su estado y deja una solicitud sobre una parcela concreta. La solicitud llega al CRM de Smart plan o al suyo, Bitrix24 o amoCRM.

Las reservas se gestionan con plazo, responsable y marca de pago. El contrato se genera a partir de la operación con su plantilla de Word. Los anuncios se publican en Cian, Avito, Domclick, Yandex Realty, M2 y YUgroup desde la misma base, y las parcelas vendidas se retiran solas. Las propuestas comerciales y las listas de precios se generan con los precios actuales, también con el precio de vivienda y parcela juntos.

Para urbanizaciones con viviendas hay un espacio para constructoras: las empresas muestran sus proyectos de casas sobre las parcelas de la urbanización, y al comprador le resulta más fácil imaginar qué va a construir. El mapa de calor de la demanda muestra qué parcelas se miran y en cuáles se dejan solicitudes.

Smart plan no obliga a renunciar a los sistemas habituales. Las solicitudes del plano del proyecto llegan al correo, a Telegram, a Bitrix24 o a amoCRM, y lo que hacen los compradores se ve en Yandex Metrica. El extracto bancario y los datos de 1C llegan al presupuesto, y las unidades se pueden cargar desde Excel o leer por feed del sistema donde ya las gestiona, con actualización cada hora.

Cuando una unidad se reserva o se vende, puede cambiar de color en el plano al momento para todos los que están viendo la web, sin recargar la página. Esta función se activa bajo petición. Dos compradores no elegirán la misma parcela.

La urbanización no termina con la venta. Hay que entregar las llaves, cobrar las cuotas, atender las incidencias de los vecinos y prestar servicios. Normalmente se encarga la empresa gestora de la urbanización con un programa aparte o por mensajería.

La explotación se apoya en datos que se acumulan antes: quién compró la parcela, con qué contrato, qué ha pagado y qué queda en el calendario de pagos a plazos. Esos datos ya están en Smart plan, así que el servicio para vecinos no tendrá que empezar con una base vacía.

Si necesita ya la explotación de la urbanización, escríbanos. Le contaremos qué llegará primero y tendremos en cuenta sus casos.

Urbanización de parcelas para viviendas unifamiliares: lo principal es el plano del proyecto en la web, la publicación en portales, el CRM y el pago a plazos. El modelo financiero ayuda a decidir cuándo lanzar la siguiente fase de redes y viales.

Urbanización de gama alta con viviendas: a las ventas se suman la obra, el almacén y las compras, los proyectos de casas de las constructoras sobre las parcelas y la lista de precios «vivienda + parcela».

Una promoción residencial usa los mismos módulos, con la tabla de disponibilidad en lugar del plano de parcelas. A una promotora con varios proyectos le importa que todos estén en un solo sistema: presupuesto y ventas visibles por proyecto, y las mismas reglas de descuento e historial de cambios.

La explotación de la urbanización queda por ahora en manos de las herramientas propias de la empresa gestora. Todo lo que ocurre antes de la ocupación, desde el cálculo económico hasta el último pago a plazos, ya se puede llevar hoy en Smart plan.

Una urbanización también se puede gestionar con varias herramientas: una hoja para el modelo financiero, un constructor de webs, un CRM, un feed aparte y la mensajería de la empresa gestora. Cada una funciona por separado. El problema es que los mismos datos hay que introducirlos varias veces.

No hace falta tirar los programas que ya usa. Su CRM se conecta, 1C sigue siendo la fuente de los datos contables, y Smart plan los une con una base común de parcelas. Así hay menos traspasos manuales y menos discrepancias entre informes.