KPI del equipo de ventas de una urbanización: qué medir cada semana
Los KPI de ventas de una urbanización no son solo «vendido este mes». Mida cada semana stock y reservas, tiempo hasta la propuesta, conversión a reserva, ritmo por zonas, agencias y datos.
Respuesta corta: medir lo que se puede cambiar en una semana
El total del mes muestra cuánto se vendió, pero no por qué. Mientras se prepara la cifra, una reserva ya venció, un comprador se fue a la urbanización vecina y una fase lejana pasó otro mes sin visitas.
En entrevistas, los jefes de ventas de urbanizaciones contaban que arman la imagen de las ventas con una hoja de cálculo, el CRM, los informes de los comerciales y llamadas. A continuación, seis grupos de indicadores que responden a «dónde perdemos compradores y qué hacemos esta semana», cómo calcularlos en una hoja normal y quién debe ver qué.
- Stock y reservas: cómo empezar la semana
- Tiempo hasta la propuesta y conversión a reserva
- Ritmo de absorción y tiempo de exposición
- Canal de agencias y calidad de los datos
- Cómo calcularlo a mano y quién ve qué
Para el jefe de ventas, el propietario y el director de la urbanización. Aquí no hay normas: compare la urbanización consigo misma una semana antes.
Stock y reservas: cómo empezar la semana
El primer bloque es el estado de las parcelas. Cuántas hay en venta, cuántas libres, reservadas, vendidas y retiradas — en la urbanización y en cada fase. Aparte, las parcelas que se pueden vender pero no están publicadas en la web ni en los portales: nadie las ve.
El segundo son las reservas. No importa solo el número de reservas activas, sino su movimiento: cuáles vencen hoy y mañana, cuáles ya vencieron y siguen bloqueando una parcela, cuáles se prorrogaron y cuáles se anularon. Una reserva vencida y olvidada es una parcela que salió de la venta sin motivo.
Mire las reservas por comercial y por agente, y calcule qué parte llega a la venta. Si las reservas se anulan a menudo, la pregunta es quién las pone y cómo.
- Libre / reservada / vendida / retirada — por urbanización y fase
- Disponibles para la venta, pero sin publicar
- Reservas: vencen pronto, vencidas, prorrogadas, anuladas
- Reservas por comercial y agente
- Parte de las reservas que llegaron a la venta
Total del mes
- Una cifra: vendido este mes
- Las reservas vencidas aparecen por casualidad
- Las causas de la caída se buscan por teléfono
Imagen semanal
- Stock por fases y zonas
- Lista de reservas que vencen
- Se ve en qué paso se va el comprador
Qué tan rápido recibe el comprador una propuesta y cuántas llegan a reserva
Una venta larga en una urbanización rara vez se cae en el último paso. Lo habitual es que el comprador se enfríe al principio: dejó una solicitud y esperó demasiado una propuesta concreta, con parcelas, precio, superficie y forma de pago.
Por eso el siguiente indicador es el tiempo desde la primera solicitud hasta el envío de la propuesta: una selección de parcelas, una oferta comercial o un enlace a opciones. Mídalo por comercial y por canal de origen: web, portales, agencias.
Después, la conversión «propuesta → reserva»: cuántas reservas salen de las selecciones y ofertas enviadas. Si las propuestas salen rápido pero no hay reservas, se está ofreciendo lo que no es: otras parcelas, otro precio u otra forma de pago.
El embudo completo es solicitud, propuesta, visita, reserva y venta. La conversión entre cada par de pasos indica dónde exactamente se pierde la demanda.
- Solicitud
- Propuesta con parcelas y precios
- Visita
- Reserva
- Venta
Ritmo de absorción y tiempo de exposición: qué parcelas no se mueven
El ritmo de ventas de toda la urbanización dice poco. Hace falta el ritmo de absorción —cuántas parcelas se venden en un periodo— por fases, zonas y grupos de superficie. Así se ve que una parte de la urbanización se vende y otra está parada.
Al lado, el tiempo de exposición: cuántos días lleva una parcela en venta sin reserva. Se cuenta desde que salió a la venta hasta la reserva o, si sigue libre, hasta hoy. Las parcelas con más tiempo son la primera lista que hay que revisar.
Ambos indicadores llevan a decisiones. Una zona se vende más rápido que el resto: se puede revisar el precio o preparar la siguiente fase. Una zona está parada: compruebe qué falla — precio, vistas, acceso, falta de una casa adecuada, fotos flojas. Compare el ritmo antes y después de un cambio de precio para saber si funcionó.
Canal de agencias y calidad de los datos: qué distorsiona la imagen
Si la urbanización también se vende a través de agencias, mida el canal por separado. Cuántos compradores han registrado los agentes, cuántos registros son únicos y cuántos están en disputa: cuando dos agentes reclaman al mismo comprador o ya lo tiene usted. Cuántas agencias traen compradores de verdad y no solo recibieron la presentación.
Lo principal del canal es la conversión por agencia: registro → reserva → venta. Para los propios agentes importa ver el estado del registro y su comisión. Si no lo ven, las disputas sobre de quién es el cliente se vuelven rutina.
El último grupo es la calidad de los datos. Todos los indicadores anteriores fallan si parte de las parcelas no tiene precio ni fotos y el estado es distinto en la web, en el CRM y para el agente. Lleve una lista corta de problemas con un responsable. El objetivo no es una base perfecta, sino tareas para la semana.
- Sin precio, superficie o fotos
- El estado no coincide: web, CRM, portales, agentes
- Parcela publicada sin los datos obligatorios
- Reserva vencida y parcela todavía bloqueada
Cómo calcularlo a mano una vez por semana y quién ve qué
Para empezar basta una hoja de cálculo. Una fila por parcela; columnas: fase, zona, superficie, precio, estado, fecha de salida a la venta, fecha y plazo de la reserva, comercial, canal y agencia, fecha de venta. Otra hoja para las solicitudes: fecha de la solicitud, fecha de envío de la propuesta, comercial, canal, resultado.
Una vez por semana, siempre el mismo día, haga una foto: copie los totales en una hoja aparte con la fecha. La comparación con la semana anterior da la respuesta, sin «normas del mercado» que de todos modos no coinciden entre urbanizaciones.
Hay muchos indicadores, pero los miran personas distintas.
- Jefe de ventas: reservas que vencen y vencidas, tiempo hasta la propuesta y conversión a reserva por comercial, lista de problemas de datos
- Propietario: stock y ritmo de absorción por fases y zonas, tiempo de exposición, ventas por canal, efecto de los cambios de precio
- Responsable de agencias: registros y disputas, agencias activas, conversión y ventas por agencia
- Todos: una hoja, un día de revisión y un responsable por cada problema
Con qué herramienta medir: hoja de cálculo, CRM o analítica sobre los datos de la urbanización
Hoja de cálculo. Gratuita, flexible y suficiente para una urbanización pequeña. El inconveniente: los datos se introducen a mano y la foto es tan fiable como quien la lleva. Si los estados se actualizan en sitios distintos, la hoja y la web dejan de coincidir.
CRM genérico. Calcula bien solicitudes, ventas y conversión por comercial. Pero normalmente no tiene parcelas, fases ni zonas, y el stock y el tiempo de exposición se siguen montando aparte.
Analítica sobre la misma base de parcelas que el plano de la web y las reservas. Stock, reservas e interés de los compradores salen de los mismos datos, sin cruzarlos a mano. Así funcionan varios servicios, entre ellos Smart plan. El inconveniente: hay que dar de alta la urbanización y el equipo tiene que llevar ahí las reservas y solicitudes; si no, las cifras vuelven a separarse.
Cómo funciona en Smart plan
En «Analítica» → «Remanente y ventas», el stock se divide en grupos: en una urbanización, parcelas por superficie. Se ve qué tan rápido se vende y la previsión, y en la pestaña «Dinero», cuánto se fue en descuentos, quién los dio y qué se vendió por encima de la tarifa.
En «Analítica» → «Vitrinas», el plano se colorea según el interés de los compradores: vistas, favoritos, solicitudes, visitas. El embudo muestra el camino de la vista a la venta, y las estadísticas del widget, cuántas personas abrieron el formulario y cuántas lo enviaron.
Las reservas se ponen con plazo y responsable: antes del vencimiento, el comercial recibe un correo y el comprador un SMS, y la reserva vencida se libera sola. El filtro de reservas por fecha de vencimiento, responsable y forma de pago se activa a petición. En el «Escritorio» del CRM están los indicadores del equipo: solicitudes activas, ventas y rechazos del mes, reservas activas. El CRM es un módulo de pago que se activa a petición, igual que el canal de partners, donde se ve qué agencia trajo al comprador y cuánto le corresponde.
Precios y estados salen de una sola base para el plano, el CRM y los anuncios, y el historial de cambios muestra quién los cambió y cuándo. Puede ver estas pantallas en la página «CRM para promotoras»: el enlace está abajo, en «Soluciones relacionadas».
- 1Stock de la urbanización
- 2Stock por superficie
- 3Ven las parcelas
- 4Dejaron solicitud
Preguntas y respuestas
¿Qué KPI necesita el equipo de ventas de una promotora?
Seis grupos: stock y reservas, tiempo desde la solicitud hasta la propuesta, conversión de propuesta a reserva, ritmo de absorción y tiempo de exposición, ventas por canal y agencia, y calidad de los datos. «Vendido este mes» también hace falta, pero no explica las causas.
¿Cómo se calcula el tiempo de exposición de una parcela?
Cuente los días desde que la parcela salió a la venta hasta la reserva o, si sigue libre, hasta hoy. Si se retiró de la venta durante un tiempo, cuente solo los días en que estuvo disponible. Las parcelas con más tiempo son un motivo para revisar precio, fotos y descripción.
¿Con qué frecuencia medir las ventas de una urbanización?
Reservas, tiempo hasta la propuesta y problemas de datos: una vez por semana, el mismo día. El ritmo de absorción por zonas y el efecto de los cambios de precio se leen mejor cada mes: en una semana, una urbanización pequeña puede no tener ventas suficientes para sacar conclusiones.
¿Hay normas de KPI para una urbanización?
No hay normas generales fiables: las urbanizaciones difieren en precio, ubicación, fases y peso de las agencias. Compare la urbanización consigo misma una semana o un mes antes, y las fases y zonas entre sí.
¿Se pueden medir estos indicadores sin una hoja manual?
Sí, si stock, reservas y solicitudes se llevan en un mismo sistema. En Smart plan, el stock, el ritmo de ventas y los descuentos están en «Analítica» → «Remanente y ventas», el interés por las parcelas en «Vitrinas» y los indicadores del equipo en el escritorio del CRM (el módulo se activa a petición).
